A base de datos en Excel: crear recursos, mostras e suxestións

Excel é unha poderosa ferramenta que combina as máis útiles e relevantes para funcións de usuarios. Estes inclúen gráficos, táboas, gráficos, contabilidade, elaboración de cálculos, o cálculo de varias funcións e así por diante. Nós aprender con este artigo, como crear unha base de datos a Excel, polo que é necesario, e que consello pode axudar a facilitar o seu traballo.

Que é unha base de datos?

Esta é unha estrutura especial, conter e almacenar un material de información de diferentes fins. En palabras simples, un conxunto de organizadas e dispostas nas prateleiras das informacións. Como moitas persoas están aprendendo na clase, as súas características, datas de nacemento e tarxeta de informe - todo isto xunto é unha base de datos. precisaba-se en todos os lugares - nas empresas industriais e tecnolóxicos, institucións educativas e sanitarias, axencias de aplicación da lei e mesmo en establecementos de restauración. En realidade, a lista de pratos, a súa receita con calor, así como unha descrición é tamén un repositorio de datos.

Aquí nós entendemos. Agora ten que descubrir o que é a base de datos a Excel, e como creala.

Creación dun almacén de datos en Excel

Base de datos creado por nós, será sinxelo e sen frescuras. Estes mesmo repositorio de datos - moi complicada, e representan un gran sistema de información cun "núcleo" interno, o cal está composto dunha serie de liñas de código e é escrito por especialistas.

O noso traballo será unha única táboa, que terá toda a información necesaria. Antes de comezar a abordar a cuestión de como facer a base de datos a Excel, ten que aprender os termos técnicos que son usados ao interactuar con el.

As liñas horizontais na folla de reserva "Excel" chamados rexistros e columnas verticais - campos. Pode comezar a traballar. Abre o programa e cree un novo libro. Entón, en primeira liña que desexa gardar os nomes de campo.

Características formato de cela

É útil para aprender a realizar correctamente o contido da cela. Se o na base de datos Excel contén calquera cantidade de diñeiro, é mellor para indicar nos campos apropiados do formato numérico que despois do punto decimal vai para dous díxitos. E se hai calquera data común, é necesario distinguir este lugar, e tamén para establecer un formato adecuado para el. Así, todos os seus datos serán tratados correctamente e sen erros. Todas as operacións cos campos baleiros do programa son feitas a través do menú de contexto do "Format Cells."

Tamén é importante eo deseño correspondente do proxecto. Folla, que é un proxecto de asinar para evitar confusión. Co fin de que o sistema pode distinguir entre contido simple de cabeceiras e firmas, debe serlles asignadas en cursiva, subliñado ou negra, sen esquecerse de poñer o nome no campo separado, non combinados. Cómpre facer para poder usar ferramentas como o formulario automático e automático.

Que é AutoForm en "Excel" e por que é necesario?

Crear unha base de datos a Excel - emprego é difícil e laborioso. Para axudar ao usuario para facilitar o traballo, o programa ten para ofrecer, é automaticamente enche células información predeterminado. Por exemplo, o ancho da columna, alto da liña, tamaño do tipo de letra, tipo de letra, campo de cor, etc. - .. Todo nun só click pode facer por ti AutoForm, se configure-lo correctamente. Cómodo, non é?

Fixación da base de datos "cap"

Ademais, non se esqueza de como protexer a primeira liña. No Excel 2007, é posible facer o seguinte: vaia á pestana "Ver", selecciona "Conxelar paneis" e prema no menú contextual do "Corrixir a liña de arriba." Isto é necesario para resolver o "cap" do traballo. Desde base de datos Excel pode ser moi grande no volume, cando a desprazamento arriba e abaixo perderá a información principal - os nomes dos campos, que é inconveniente para o usuario.

Xa que a liña superior é fixo, destácanse as tres primeiras liñas na base de datos futuro e engadir bordos móbiles.

Continuación do traballo no proxecto

Para continuar, ten que vir cara arriba con información básica, que conterá unha base de datos en Excel. Exemplo móstrase a continuación.

Supoña que queremos crear unha base de datos dos fondos recollidos dos pais para o fondo escolar. A cantidade non é limitada, e é diferente para cada persoa. Deixe a clase está estudando 25 nenos, é dicir, e os pais será un valor correspondente. Para non se acumulan unha base de datos de un gran número de rexistros, cómpre facer unha lista desplegable que esconden información innecesarias, e cando sexa necesario, de novo, eles prestativamente aporta-la de novo.

Como crear unha lista desplegable?

Copiar os nomes de campo e poñelos nunha folla en branco, que por conveniencia tamén é necesario mencionar. Deixe estar, por exemplo, "Os pais". Xa que os datos son copiados, baixo eles escribir en células baleiras toda a información necesaria.

Para base de datos MS Excel ofrece a oportunidade de seleccionar os datos a partir da lista desplegable, ten que crear unha fórmula especial. Para iso, ten que definir toda a información sobre o país nun intervalo de valores con nomes. Vaia á folla, onde todos os datos gravados baixo o nome de "país" e abrir un diálogo especial para crear un nome. Por exemplo, no Excel 2007, pode facelo premendo no "fórmula" e premer en "Asignar nome". En nome de rexistro: FIO_roditelya_vybor. Pero o que escribir no rango de valores? Aquí, todo é máis complicado.

A gama de valores en Excel

Existen varios tipos de intervalos de valores. Franxa co que traballamos, somos chamados dinámico. Isto quere dicir que todas as células son nomeados na base de datos poden cambiar as súas fronteiras. Súa mudanza ocorre en función do número de valores en un intervalo.

Para obter a gama dinámica, é necesario utilizar a fórmula de desprazamento. É, sen importar se foi datos argumentos, retorna unha referencia para os datos orixinais. Na lista desplegable, que pasa ao final, non atende valores nulos. Con este trata só perfectamente franxa dinámica. El defínese por dúas coordenadas da cela: a parte superior esquerda e inferior dereito, como se nunha diagonal. Polo tanto, debemos prestar atención ao lugar onde a súa mesa comeza, ou mellor, sobre as coordenadas da cela superior esquerda. Deixe o tablet comeza o A5 punto. Este valor será a célula superior esquerda. Agora que o primeiro elemento de investigación se atopa, continúe para a segunda.

A cela inferior dereita está determinada tal caso, o ancho e alto. O valor deste último que sexa igual a un, ea primeira fórmula calcula SCHOT3 (Pais $ B $ 5! $ I $ 5).

Así, durante o período de campo de gravación = offset (Pai $ A $ 5, 0, 0, CONT.VALORES (Pai $ A:! $ A) 1 ;! 1). Preme o botón Aceptar. En todos os seguintes intervalos de partida cun cambio no B, C e así por diante. D.

Traballar con unha base de datos en Excel está case completa. Volvemos a primeira folla e crear listas suspendidas en caixas apropiadas. Para iso, prema na cela baleira (por exemplo B3), situado baixo o campo "Nome dos pais." Non vai ser inserido. No "Comprobar os valores de entrada" na pestana "Configuración" de gravación en "Source" = FIO_roditelya_vybor. No menú "Tipo de datos" a "Lista".

Do mesmo xeito, continuar cos campos restantes, cambiando o nome dos datos de partida para as células correspondentes. O traballo sobre listas desplegable está case completa. A continuación, seleccione o terceiro móbil e "estirar" por enriba da mesa. A base de datos en Excel está case listo!

base de datos de aspecto

fermoso deseño tamén desempeña un papel significativo na creación do proxecto. programa Excel pode ofrecer ao usuario a elección dunha variedade de formas de proxectar a base de datos. O número de esquemas de cores son moi ricos, só precisa seleccionar a cor apropiada da alma. Ademais, non é necesaria a realización de todo o banco de datos no mesmo estilo, pode pintar unha columna en azul, o outro - en verde, e así por diante ..

Como transferir unha base de datos de Excel para o Acceso

Excel non só só pode facer a base de datos. Microsoft lanzou un produto que é perfectamente controlado con este difícil. Nomealo - Access. Xa que este programa é adaptado para a creación dun banco de datos ao Excel, e despois traballar no que será máis rápido e máis cómodo.

Pero como facelo, para obter o base de datos Access? Excel permite desexo do usuario. Isto pódese facer de varias maneiras:

• Pode seleccionar toda a información contida nunha folla de cálculo de Excel, copiar e mover lo noutro programa. Para iso, seleccione os datos que quere copiar e prema o botón dereito do rato. Prema o botón "Copiar" no menú de contexto. Entón Cambia Access, seleccione a opción "Táboa" guía, un grupo de "representación" e prema en seguridade no botón "Presentación". Seleccione a opción "Táboa Mode" e introduza a información, premendo no botón dereito do rato e seleccione "Pegar".

• Pode importar un formato de lista .xls (.xlsx). Open Access, pre-peche Excel. No menú, seleccione "Importar" e prema na versión desexada do programa desde o que vai importar o ficheiro. A continuación, prema "Aceptar".

• Pode asociar ficheiros de Excel con táboas no Access. Para iso, "Eksele" Debe seleccionar un intervalo de celas que conteñen a información necesaria e prema o botón dereito do rato, seleccione un intervalo de nome. Gardar e pechar o Excel. Abre a pestana "Acceso" chamado "Obter datos externos", selecciona "Táboa E-Excel" e introduza o seu nome. A continuación, prema no elemento que serve para crear unha táboa para a conexión coa fonte de datos e especificar o seu nome.

Isto é todo. Traballar listo!