Documentos electrónicos entre organizacións: como funciona?

xestión electrónico de documentos (GED) - unha forma rápida de compartir información con base no uso de documentos electrónicos con sinaturas virtuais. El fai recoñeceu nos países desenvolvidos do mundo como unha ferramenta eficaz para o negocio operativo.

corazón

documentos electrónicos entre organizacións - un conxunto de procesos para crear, procesamento, administración, transferencia, adquisición, mantemento, uso e destrución de documentos. Todos estes procesos son realizados tras a comprobación da integridade e confirmación da recepción dos documentos.

Normas de circulación de documentos entre persoas xurídicas é realizado por acordo das partes. O intercambio de información realízase por medio de instalacións de telecomunicacións e documentos almacenados en medios electrónica. Prazo de validez da información contábeis non debe ser superior ao que se define a nivel lexislativo.

As organizacións poden comunicarse uns cos outros documentos formais e informais coas sinaturas dos participantes. No sector empresarial Isto pode incluír: facturas, contratos, facturas, contratos, acordos, ordes, avisos, procurações, etc. A información pode ser transmitidas en forma de texto, táboas e arquivos gráficos.

O propósito da introdución EDI

Unha condición previa para a introdución de EDI pode ser:

• redución do traballo de rutina;
• redución da perda de documentos;
• traballo "transparente" cos documentos;
• aumentar a disciplina de rendemento - a divulgación dos documentos dentro dun tempo, etc ...

Entre os obxectivos cuantitativos poden ser identificados como segue:

• Reducindo o tempo para procesar o documento 10 veces.
• Redución dos gastos de oficina ao medio.

documentos electrónicos entre organizacións: como funciona

Segundo o dereito interno, documentos electrónicos entre organizacións realízase co consentimento de ambos os dous lados. Para o intercambio de datos, é necesario que todos os participantes foron conectados ao equipo do operador. A continuación, o usuario que enviar unha proposta para engadir á lista de contrapartes. Despois de participantes do sistema de confirmación poden comunicarse.

módulo EDI debe realizar as seguintes funcións:

• Invitar a contrapartes o intercambio de datos.
• Xerar un libro de enderezos.
• A integración co software de contabilidade, como 1C.
• Asinar e cifrar documentos.
• correspondencia estrutura.
• Supervisar o estado das letras.

documento electrónico entre organizacións realizada mediante certificados. Conectar a un servidor e identificación realízase mediante un certificado dixital persoal. sinatura electrónica se emite para cada usuario do sistema, almacenados en medios electrónicos protexidos e PIN de token. O usuario debe introducir o seu contrasinal de inicio de sesión para a oficina persoal. Só despois de que terá acceso aos seus documentos.

Iniciar un proceso de cambio pode calquera membro da organización, conectado ao sistema. Antes de enviar un documento a outro partido, debe ser asinado coa sinatura electrónica. Esta operación realízase por medio de programa "Crypto". O documento é enviado vía EDI. Vigo empregado reciba a notificación dun novo documento. Se acepta, el tamén pon EDS. Se queres facer cambios no documento, crea a súa nova versión electrónica. Trala conclusión da edición que quere gardar os cambios mediante a sinatura electrónica. O documento é entón enviada ás modificacións á contraparte. Cando sexa necesario para facer a información de correspondencia electrónica.

Se quere unha vez facer cambios, a continuación, todo o procedemento é repetido de novo. As reivindicacións para a nova versión non está presente, o documento é respectada. A mostra final é considerada a ser asinado por dous sinatura electrónica. versións de documentos Ce almacenados no servidor e están dispoñibles para a súa visualización. Xa que a mostra é dado o estado do actual, cambiar o documento non vai funcionar. contratos frustrados dado o estado "Cancelado". Aquí está como facer documentos electrónicos entre organizacións.

equipamento

O que fai falta para documentos electrónicos entre organizacións? En primeiro lugar, ten que escoller un provedor de servizos e instalar software especial para o intercambio de información. En segundo lugar, con cada contraparte coa que a organización pretende realizar correos electrónicos, cómpre asinar o "Acordo sobre o intercambio de documentos electrónicos."

Tamén é necesario establecer servidor EDI en que para almacenar todos os documentos. Pode ser tan equipo do cliente, e almacenamento "cloud". O acceso aos datos de fóra do sistema a través da aplicación, que está instalado no equipo da organización. interacción co ordenador co servidor é feita a través de HTTP con cifrado SSL opcional 128. O acceso aos documentos se realiza só a través da interface da aplicación e despois de pasar a autenticación.

proxecto de ECD

proxecto de automatización do proceso pode durar varios meses a varios anos. Prazo depende directamente do número de procesos que requiran automatización, recursos e capacidade financeira da organización. BREVE circuíto implantación EDC como segue:

• Creación dun grupo de traballo.
• Formación de obxectivos, prazos e orzamento.
• O estudo dos procesos existentes.
• Desenvolver un traballo.
• sistema Vyrob EDI.
• A sinatura do acordo sobre a aplicación da SED.
• Adopción do Reglamento.
• Recheo de directorios do sistema.
• formación de persoal.
• Realización de probas preliminares.
• A publicación da aplicación da orde SED.
• Desenvolvemento de normas de software e de traballo.
• O lanzamento do proxecto piloto.
• transición a grande escala para EDI.

erros de implementación EDI

No proceso de automatización dos documentos debe ser dada especial atención aos procesos en que a lei esixe a presenza dun portador de papel. documentos en papel duplicadas e electrónica imposible. Isto retarda significativamente o proceso de traballo e provocar unha actitude negativa para a automatización de todo o proceso. Para a posta en marcha dun dobre traballo ninguén presta.

No proceso de implantación dos novos regulamentos deben ser desenvolvidos para traballar con documentos, adestrar persoal, e só entón se involucrar en plena execución. Isto só se pode alcanzar se transmitir aos funcionarios os beneficios do uso de novas tecnoloxías.

Outro erro populares - pobre estudo para requisitos SED. Se os usuarios teñen que traballar nun sistema non configurada, entón o EDI proceso distinto do adoptado na organización.

documentos electrónicos entre organizacións: os pros e contras

vantaxes:

• Redución de transmitir os documentos orixinais polos custos de correo.
• Aforrar espazo para o almacenamento de documentos. Todo é almacenado en formato electrónico.
• Fácil de usar. Envío do documento sexa feita a partir dun único local. Unha busca rápida dun documento a bordo do estado (enviados, recibidos e aceptadas por r. D.).
• Entrega instantánea. Toda a información envíase ao destinatario en poucos segundos.
• O documento non pode ser perdida ata o término do seu almacenamento no sistema.

desvantaxes:

• Para utilizar o produto que ten que comprar unha licenza que custa diñeiro.
• Comunicarse se moitas veces só entre os participantes dun mesmo sistema.
• documentos electrónicos entre organizacións en 1C ou usar calquera outro software difire do esquema utilizado anteriormente. Coa introdución do novo algoritmo, todos os empregados teñen dúbidas sobre a condución dos negocios.
• equipo técnico. Antes da introdución da organización EDI que mercar o equipo e preparar persoal para xestionar o novo sistema.
• EDM é executada a través da sinatura electrónica, cuxa validez é de 1 ano. Cómpre supervisar e actualizar de inmediato os certificados. Tamén é necesario controlar as accións de certificados contratistas, para evitar problemas co imposto.

regulación legal

Que actos normativos regulada documentos electrónicos entre organizacións? lexislación rusa inclúe a Lei Federal №63 «Na sinatura electrónica", as regras dos documentos no Servizo de Impostos Federal están inscritos na orde do Ministerio de Facenda número MMV-7-2 / 168. Organizacións O mezhdu EDM realizada con base na orde Finanzas № 50n. Condicións de fondo intercambio documentos contables en formato electrónico prescritos no número Federal Orde de Servizo Imposto MMV-7-6 / 36 @. Todos os operadores nas actividades do proceso de EDM debe ser guiada pola Orde de Servizo de Impostos Federal № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

documentos electrónicos entre organizacións "VLSI" dá aos clientes as seguintes vantaxes:

• Pode enviar documentos a calquera organización que está rexistrado no territorio da Federación Rusa. A contraparte non é unha festa para o sistema "VLSI", o funcionario simplemente poñerse en contacto con un representante da organización e vai envialo ao correo electrónico invitación para participar no sistema. Inmediatamente despois da confirmación do intercambio de información entre os participantes farase sen intermediarios.
• Instalar software nun computador non é necesario. O suficiente para ter unha versión actual do seu navegador e acceso a Internet.
• Para traballar cos datos non precisa dun programa especial. Se o informe foi orixinalmente preparado no software de terceiros, como 1C, pode configurar a integración co sistema de "VLSI".
• O modelo de formulario do documento non está definido. Pode enviar mensaxes de texto, follas de cálculo, imaxes e así por diante. D.

SKB "Kontur"

Un dos primeiros desenvolvedores de software en Rusia tamén está implicada na subministración de equipos, a través dos cales os documentos electrónicos entre organizacións. "Contour" DiaDoc desenvolveu un sistema polo cal o intercambio de documentos electrónicos. Unha característica do sistema é que o acceso aos datos poden ser obtidos no estranxeiro. Para estes efectos, a compañía desenvolveu nas tarifas de roaming. Se o desexa, datos de acceso mono través API.

O que precisa?

Para conectar EDI, as empresas precisan mercar:

• software licenciado;
• servidor;
• equipos actualizar;
• adestrar persoal
• personalizar e integrar ECM para uso con aplicacións internos.

Estes investimentos precisan aplicar, a fin de conectar o documento electrónico entre a organización? A inclusión no custo de consultar o soporte técnico e actualizacións de software SED - a segunda fase do investimento. Estes custos deben pagar mensualmente.

conclusión

Para substituír o papel con base en correo chega. Ela non só reduce o custo da organización para dirixir os procesos, pero tamén aumenta a eficiencia da empresa no seu conxunto. Para EDI funcionando correctamente, ten que formular claramente os obxectivos e posta en marcha do sistema para axustar o equipo correctamente.