Memo - tornar-se de acordo cos requisitos

Fluxo de traballo de calquera empresa é unha colección de fondos de carácter diferente, sistematizado nunha determinada maneira. Un dos documentos é un memorando.

Características xerais e propósito dun documento

Para comezar, hai que ter en conta que o memorando - un documento de traballo, que é informativo e á vez unha recomendación. El está deseñado para proporcionar director de empresa ou supervisor. Este documento pode ser feita por calquera funcionario da empresa , por dúas razóns:

1. Por iniciativa do emprego.
2. Sobre as instrucións do manual.

En calquera caso, este documento contén información detallada sobre as cuestións específicas e individuais. En realidade, - opinión empregado expresa por escrito. Hai casos en que a decisión para a cabeza das consideracións que ten que saber os seus subordinados sobre as circunstancias dun caso. A continuación, o empregado debe dar unha resposta motivada, e, finalmente, engadir a súa propia opinión en forma de propostas e recomendacións concretas. Así, tal nota está facendo unha opinión persoal do individuo.

non confunda

Ser aceptado para a preparación dun documento, ten que saber o que é necesario para proporcionar. Algúns tipos de correspondencia comercial son moi semellantes entre si, e poden ser facilmente confundidos. Por exemplo, notas de negocio son de tres tipos: oficina, recordatorios e explicativo. Ao mesmo tempo, hai tres grandes diferenzas, que non permiten que unha persoa experta para facer este erro entre eles. Estes documentos varían:

1. De acordo co destinatario, que é a persoa a quen se destinan. En contraste co oficial, unha exposición de motivos é escrito en nome do supervisor inmediato, e informe do equipo, ademais, poden ser feitas directamente co director da empresa.

2. Tema e carga semántica da información declarada. Obxecto de motivos comprendido directamente desde o título. O servizo é parte da correspondencia comercial entre as divisións estruturais da empresa. Asunto memo pode ser diferente:

• informes periódicos;
• un tempo de prestación de información sobre cuestións relevantes.

3. Se o servizo explicativo e son para uso dentro da empresa, o memorando pode ser tanto interno como externo. No primeiro caso, el está deseñado para directivos da empresa, mentres que o segundo - a un tribunal superior.

Cando o documento é elaborado

Memorando - é unha medida necesaria. Ela é feita cando a situación queda fóra de control e ameazado a empresa en serios apuros. Noutras palabras, a situación debe ser crítica. Neste punto, o funcionario terá para a atención da xerencia e un relato detallado dos feitos coñecidos a el. Isto pode ser unha ameaza para a posta en marcha dun plan ou obter o beneficio esperado. O documento ten como obxectivo chamar a atención dos xestores a este problema e intentar corrixir a situación. Cada experto na súa propia maneira representa a resolución da situación. No memorando que describe en detalle a súa versión e presenta os seus propios puntos de vista sobre o tema. Por conveniencia, esta información debe ser prestada de forma totalmente libre. Este estilo permite que absolutamente ningún empregado para expresar os seus puntos de vista sobre un tema específico, única, sen medo a ser mal interpretado por outros.

Causas do documento

Hai varias razóns por mor de que o memorando poden facer. A mostra é un estándar único para todos os casos posibles de facer, por suposto, é posible. Pero ningunha razón específica para esixir individuo tomou a forma de exposición. As razóns poden ser moi diferentes:

• estar atrasado para o traballo;
• absentismo;
• incumprimento;
• conflito entre os membros;
• presentación dos resultados da auditoría;
• comunicación para obter información sobre o seu erro;
• unha ameaza para realizar tarefas de rutina;
• Información sobre o comportamento inaceptable do emprego.

As razóns son moitas e cada un deles require unha visión individual e proceso específico. Despois de recibir a información de primeira man, o xefe debe investigar-lo completamente e tomar unha decisión informada. Moitas veces, é necesario obter información adicional doutros participantes do problema. Terá de someterse á dirección de seu esclarecemento sobre as cuestións formuladas.

Se alguén ten algo rompe

Anomalías nas condicións de produción - non son pouco comúns. Sen eles, fluxo de traballo e comunicación entre as persoas é imposible. O memorando máis común de violación da disciplina do traballo. O comportamento do persoal no lugar de traballo é sempre ambigua. Calquera desviación das normas estándar xeralmente entendida como inadecuada e implica a sanción adecuada. Impoñer unha sanción terá dereito a só o xefe da empresa, de xeito que o resto do persoal, incluíndo o supervisor inmediato só pode informarlles lo sobre o que acontecera e para ofrecer a súa propia versión do impacto sobre o compañeiro neglixente. Deseño algoritmo tal memorando do seguinte xeito.

1. Nome do servizo ou departamento. Indícase na porción superior esquerda da folla.
2. Destino (da cabeza). Indicado na esquina superior dereita.
3. Nome do documento. Escrito por baixo en maiúsculas cunha liña vermella.
4. número do documento.
5. elaboración dun lugar.
6. Título.
7. O texto do documento: Nome ea posición do ofensor, a data da infracción, o tipo de infracción, a causa do incidente, a proposta para a recuperación.
8. Posición, nome e sinatura do funcionario que preparou o documento.

Se o compañeiro culpable

Un memorando para o empregado pode ser feita supervisor directo ou compañeiro. As razóns máis comúns para o cal está feita son negativos: a violación, unha contravenção, mal comportamento. Neste caso, nota pretende establecer o feito do que pasou e evitar unha repetición do tipo no futuro. Despois de recibir o documento, o xestor debe entender a situación e tomar unha decisión. Neste caso, determina se é ou non imposta a un empregado calquera castigo ou non. Un evento negativo ocorreu, por primeira vez, podemos restrinxir o aviso e conversa edificante. Se aprobou, en violación do sistema, será castigado de acordo coas leis laborais. Cabeza está obrigado a impoñer un visado, que será gravado esta decisión. Os informes dos servizos sexan elaborados cos traballadores e noutras ocasións. Por exemplo, xefe do departamento ten dereito a facer unha nota ao director da promoción ao traballo subordinado dilixente ou tarefa ben feito. O principio de preparación - o mesmo, só o texto é positivo.

É difícil escribir un memorando?

Crear unha nota non é difícil. escribindo mostra, no seu caso, sempre pode tomar o secretario. A través das súas mans pasaron moitos documentos similares. A principal cousa é explicar claramente a esencia do que pasou. Despois de ler este documento, o director debe ter unha idea clara do que quería dicir ao compilador da "mensaxe". Feitos deben ser descritos en orde cronolóxica, paso a paso, para un todo apareceu imaxe brillante e clara. Tamén debe lembrar que (ou A5) para papel posición de uso interno é xeralmente feita sobre unha folla estándar de formato A4. Se a información é proporcionada na organización matriz, o texto debe ser impreso en papel timbrado da empresa. Este documento é absolutamente necesaria para dar a sinatura do xefe. Como resultado, será asinado por dous representantes da empresa: a primeira - o compositor, o segundo - o director. A información pode ser confirmada por información. Poden ser proporcionados co documento de base en forma de anexos numerados.

Para facer as cousas dereito

Para que a información a ser oído, ten que saber como escribir un memorando. Un tal documento é xeralmente formado por tres partes principais.

1. O motivo foi a razón para escribir esta nota. Cómpre indicar claramente a situación e incluír todos os feitos coñecidos.
2. Segundo os autores do que está a suceder. Cómpre analizar coidadosamente a situación e propoñer a súa decisión de crear problemas.
3. terminal de síntese e pasos específicos.

A información debe ser posible afirmar brevemente e con claridade, de xeito que ao ler o destinatario non perdeu a idea. En caso contrario, os feitos poden ser mal interpretadas, ea decisión non traerá os resultados desexados. No texto, non é necesario para expresar as súas fantasías, ou para distorsionar a realidade. Esta técnica é contra as regras. Se xurdir a necesidade, o destinatario ter interese para os autores para entender o que pasou e tomar unha decisión final.

secuencia de accións

Por exemplo, é posible considerar o caso específico do non-cumprimento dos seus deberes. Un memorando aos empregados e supervisor para facilitar a empresa de xestión. Para comezar, o empregado é xa tempo para corrixir os seus erros. Se non, o xefe do servizo correspondente na presenza de tres testemuñas do acto que o empregado non cumpriu a tarefa datas propostas. O intruso debe entón escribir unha explicación en debida forma coas razóns.

O empregado non pode facelo. Neste caso, el perde a última oportunidade de defenderse. Unha exposición de motivos é enviado para a cabeza para revisión. A súa decisión final, el expresa en forma de resolucións. A información chega ao departamento de persoal para a preparación de unha orde de recuperación. O grao de castigo é determinado de acordo coa lei. Se a infracción foi moi grave, e ademais repetido, o resultado pode ser o remate do emprego baixo o artigo correspondente.