Documentos vinculantes. Como coser correctamente os documentos?

Antes de traballar coa documentación, é necesario o coñecemento máis completo da gran cantidade de instrucións necesarias relacionadas co fluxo de traballo e xestión de rexistros. Estes estándares son bastante complexos e conteñen un gran número de pequenos detalles e matices. Como coser os documentos á esquina? ¿Que contén o inventario anexo? ¿É posible arquivar documentos contables cunha máquina termoadhesiva? O secretario do comezo ten algo que romper a cabeza.

Materia trivial?

A primeira vista, o procedemento para arquivar un caso e poñelo no arquivo é bastante sinxelo, pero a práctica mostra o contrario. En caso de violación de calquera das regras de traballo de oficina, esta institución rexeitará a aceptar o documento entregado e terá que volver a iniciar todo o traballo. Se tales situacións xa se produciron na súa vida, lea o noso artigo - intentaremos entender este problema.

Por que arquivar documentos? Existen certos estándares que rexen este procedemento? Si, e hai moitos deles. Isto é principalmente sobre as recomendacións metodolóxicas para a xestión de rexistros, que foron aprobadas en decembro de 2009 por orde de Rosarkhiv. En segundo lugar: no GOST R 51141, dedicado á xestión de arquivos e xestión de rexistros e que contén todas as definicións e termos necesarios. Ademais, hai outras normas legais, segundo a cal a documentación está cosida.

Empecemos pola portada

Se o teatro comeza cun colgador, entón o noso procedemento - non doutro xeito que coa cuberta. E a elección da cartolina "cortiza" - unha das primeiras tarefas no proceso de "embalaxe" do documento. A primeira vista, non atoparás a diferenza entre os numerosos que existen nas súas variedades. Pero, tendo unha mirada limitada, entenderás que as cubertas son estándar, non estándar e que tamén se utilizan para o almacenamento a longo prazo.

Na maioría das veces pode atopar un formato estándar de cuberta 229h324 mm. Utilízase en todos os casos cando se cosen follas de tamaño estándar. Se, por determinados motivos, o documento ten un aspecto e parámetros bastante específicos, é necesaria unha versión non estándar da portada. O último tipo refírese a aquel no que se gardarán os documentos por 25 anos ou máis.

De acordo coa lexislación, tales cubertas están feitas só de cartón sólido debido a un período de traballo significativo. É necesario tomar medidas para preservar o tipo de documento axeitado e a súa idoneidade para o seu uso despois dun intervalo de tempo grave. Os documentos destinados á entrega ao arquivo estatal están almacenados en portadas feitas de material como cartón sen ácido.

Falemos sobre numeración de follas

Antes de arquivar correctamente os documentos con fíos, todos deben ser dobrados na secuencia correcta. Despois diso, o procedemento de numeración lévase a cabo empregando un simple lapis. A regra principal aquí é numerar as follas, non as páxinas do documento. Engádese un número árabe en cada folla na esquina superior dereita. Ao mesmo tempo, as nosas marcas non deben "rastrexar" no texto. A numeración xeral das follas non inclúe o inventario de documentos.

Que sutilezas hai no proceso de numeración? Se o número de documentos a engadir inclúe unha carta ou varios deles, primeiro, o sobre está numerado, e alternativamente, cada unha das follas incluídas nela. Se o número de unidades entrantes é superior a 250, é habitual dividilo en varios volumes. Cada un deles ten a súa propia numeración.

Dentro do ficheiro de arquivo pode haber documentos que teñan unha numeración separada das súas propias páxinas, por exemplo, publicacións periódicas. Pero, presentando o caso no arquivo, están numerados entre outros sen interromper a orde xeral.

Se a folla adxunta ten un formato grande, é costume expandila e pór o número á dereita na esquina superior. Debería ser posible acceder libremente ao texto. Se nalgunha das follas se separan fragmentos separados coa imposibilidade da súa desconexión, o paquete enteiro enteiro está numerado como un. Sempre é necesario facer un inventario de cada unha das pezas pegadas, que se realiza na parte de atrás ou no espazo libre. A indicación dun documento pegado debe estar presente na inscrición ou nas notas do inventario xeral co nome indicado. Na maioría das veces estes anexos sen persoal son cheques, extractos ou fotografías.

Corrección de erros e inventario de documentos

No caso de que se admita algún erro menor no curso do traballo (por exemplo, falta un par de follas), en vez de renumerar toda a matriz, pode volver a usar a designación de carta. Non obstante, os números das outras follas non cambian. A eliminación destes erros só é posible en consulta co persoal do arquivo. Se se atopan erros graves, o documento debe ser numerado de novo. As figuras vellas neste caso cruzan o máis coidado posible e fan novas. Ao mesmo tempo, a numeración actualizada volve ser confirmada por unha inscrición verbal.

Sen inventario, non recibirás ningún negocio de arquivo. A información contida nel refírese ao título do documento, a data de compilación, a anotación ea mesma táboa, indicando o número de secuencia das follas, o seu número e as notas (se é necesario). Finaliza con información sobre o número de documentos en forma de figura duplicada en palabras, entón todo está selado coa sinatura do secretario co desciframiento do nome.

Como coser correctamente os documentos cos fíos

Ao iniciar o procedemento de costura, debes asegurarte de que todos os materiais e ferramentas necesarios estean á túa disposición. Ademais do negocio real, necesitarás un awl, unha agulla, un cartón para arquivar documentos e fíos especiais. Dado que estes últimos están provistos cun fío de billa, cadea popa ou perforada L-210. A última variedade úsase para as necesidades do traballo de oficina con máis frecuencia.

Ao comezo do traballo, elimínanse os grapas e outros obxectos metálicos do documento, entón as follas do arquivo son dobres uniformemente cun pé puro. No lado esquerdo no espazo de campo, tres buratos están feitos cunha agulla ou un awl. Para poñelos é mellor no medio do espazo libre destinado á esquerda para o sangría, é dicir, a unha distancia duns centímetros e medio. Esta observación é importante, porque se non, será difícil de le-los despois de presentar documentos.

Consellos para conveniencia

Se os bordos lisos dos furados son de fundamental importancia para ti, tómate un zócolo. Pero recordade que moitas follas son demasiado duras para el. Asegúrese de que os tres orificios estean uniformemente espaciados e espaciados uns 3 cm de distancia entre si. O medio debe caer no medio da páxina.

Para evitar danos á páxina de título e ao colapso do negocio, recoméndase a miúdo colocar os asentos dianteiro e traseiro diante da parte traseira e reforzar con tiras de cartón. Pasarase un fío a través del. O seu tamaño habitual é de 70 cm. Pero en cada caso específico depende do espesor da pila.

Como afiar 3 buracos

Aquí está o contido do algoritmo para tal presentación de documentos. En primeiro lugar, a agulla pasa a través do medio dos orificios, co fin do fío que queda na parte inferior. A continuación, debes poñelas na parte superior dos orificios. Como resultado, os dous extremos do mesmo póñense na quenda dunha pila de follas perforadas. A agulla ponse a través do fondo dos orificios e ríxase cara ao lado frontal. A continuación, volva a baixar a agulla no burato medio. Deste xeito, o noso fío foi atopado a través de todos os buracos necesarios, despois de que os dous extremos están fixados na parte traseira do documento por un forte nó. As puntas son de aproximadamente 5 cm de lonxitude.

Directamente no anaco un anaco de papel está pegado cunha inscripción verbal. A continuación consideraremos a tecnoloxía da súa fabricación.

O documento pódese coser con 4 buratos. Como facelo? O procedemento non é nada complicado. Catro orificios rotan verticalmente simétricamente co arranxo nun único eixe. Deixando a cola do fío desde a parte traseira do primeiro orificio, coller os puntos, entón atamos o nó do mesmo xeito que o descrito anteriormente. O firmware debe duplicarse dúas veces para garantir a fiabilidade e forza.

Carta de garantía

O seguinte paso despois da numeración e firmware está a fornecer o noso caso cunha inscripción verbal. ¿Que é? Este é un adhesivo de 4x6 cm co texto "Lado e numerado ... follas" (o número delas está indicado tanto en figura como en palabras). A continuación, indícase a publicación do empregado que presentou o documento coa data e sinatura persoal. Se a aprobación é requirida por un selo, tamén debería observarse. A inscrición está pegada ao nó que teñamos, os extremos do cal deben permanecer libres. A sinatura colócase ao final de todo o procedemento, cando a cola xa está seca. Isto faise para evitar o seu manchas. A impresión (se está dispoñible) colócase na folla, en parte na propia inscrición.

E só despois de que o caso estea cosido, numerado, selado cunha sinatura e selo, pode ser enviado ao arquivo.

A actitude á inscrición verbal debe ser seria e atenta. É quen é a evidencia documental da inviolabilidade do caso. En caso de violación da súa integridade ou prexuízo, o documento non poderá ser aceptado polos órganos de control, ou pode ser impugnado no tribunal.

Que e por que estamos costuras?

Todos os documentos que están suxeitos a entrega ao arquivo ou a calquera dos organismos de inspección, incluída a inspección tributaria, o fondo de pensións e moitos outros, están cosidos sen fallar. Non podes poñer documentos pegados ou grapados cunha grapadora. Como xa se comentou, se existe unha discrepancia nas normas de mantemento de rexistros, simplemente non o recibirá.

Este procedemento está suxeito principalmente a documentos de persoal e contabilidade. Os deles, documentación para a que se completa, un ano máis tarde para depositarse nos arquivos da organización ou empresa. Nas institucións arquivísticas especiais transfírense casos con períodos de retención legal anteriores. Está determinado pola lei, dependendo do tipo de documento. Por exemplo, polo menos 75 anos son necesarios para almacenar rexistros notariais, libros de contabilidade económica e documentos con información sobre persoal.

A vida útil dos debuxos de deseño é moito menor: só 20 anos. A fotodocumentación lévase durante 5 anos. As institucións de arquivo están suxeitas á entrega de empresas, tanto públicas como privadas. Ao mesmo tempo, a tarefa de calquera estrutura non estatal é concluír un contrato co Servizo Federal de Arquivo sobre isto.

Debe lembrar que só os que teñen este deber na descrición do traballo teñen dereito a inserir documentos. En caso de mala conexión de documentos, esperanlle certas sancións, especialmente se hai cambios ou escaseza de certas follas importantes.

Volvamos ás tecnoloxías de aglutinante

Os métodos de costura descritos anteriormente son axeitados tanto para o arquivo como para a inspección tributaria. Pero a presentación de documentos contables, almacenados durante moito tempo (máis de 10 anos), debe ser particularmente forte, máis frecuentemente en 5 buratos. A inscrición de verificación realízase nun papel tisú especial para ver claramente o nodo baixo a etiqueta e non houbo dúbida sobre a integridade do documento.

Se nun ambiente de oficina os furados son atravesados por punteiros de oficina convencionais, entón, se é necesario, grandes volumes de documentos en papel (por exemplo, en casas de impresión) úsanse para usar equipos profesionais en forma de brocas de papel ou máquinas de unión. Estes mecanismos teñen unha capacidade grave e poden ser manuais ou eléctricos.

Mecanismo de máquinas

No corazón destes sistemas ou máquinas está o método clásico de resortes. Tal máquina de unión está equipada cun dispositivo de perforación. Outro mecanismo é achegar o documento a unha mola feita de plástico, despois de que se engadan cobrefas de cartón ou plástico na parte inferior e na parte superior da unidade.

A vantaxe da máquina de unión é a posibilidade de fixar documentos moi voluminosos. O espesor do bloque pode chegar ata 500 páxinas. E tamén: a posibilidade de eliminar ou engadir páxinas e follas a un documento xa entrelazado. Os inconvenientes son laboriosidade bastante grave e non moi alta.

Se a máquina de unión de documentos está equipada con resortes metálicos, para os que se establece un determinado paso e se perforan perforacións, os bloques de papel colócanse nun muelle flexible feito de aceiro, que se comprime e pecha. Vantaxes do dispositivo con resortes metálicos - en forma final máis presentable e maior fiabilidade en comparación coa unión de resortes de plástico. Pero non podes inserir ou eliminar follas sen danos.

Ademais de resortes, hai dispositivos que actúan sobre o principio de unirse a un pente de plástico cuxos dentes están enrolados. Tamén hai un enlace na espiral, que coñecemos dos calendarios, notas e diarios do calendario. Despois de perforar os furados neles, os ventos en espiral (3-4 xira de xeito manual, o resto automaticamente).

O progreso non se queda

¿Que é a unión térmica? Esta é unha moderna máquina de unión de documentos, na que é posible unha conexión rápida e única. Coa axuda das máquinas termoadhesivas é posible completar unha gran cantidade de materiais, así como facer copias individuais. Esta opción é especialmente axeitada para enviar informes, contratos e materiais promocionais.

Unha máquina funciona para este tipo de unión usando cracks térmicos e chapas térmicas con diferentes cores e tamaños. Dependendo do número de follas da caixa, selecciónase unha tapa térmica dun determinado espesor, entón todo está configurado no aparello. O interior do extremo da tapa está manchado cunha capa de cola de polímero. A máquina está equipada cun elemento de calefacción, debido a que este polímero é fundido e todas as follas son soldadas na capa quente.