Eficiencia de contabilidade: o período de almacenamento de documentos

A eficacia da contabilidade afecta en gran medida á organización competente de almacenamento de documentos que se acumulan na empresa. Polo tanto, para evitar problemas, calquera contable debe familiarizarse necesariamente cos requisitos e os procedementos para manter documentos de acordo coa lexislación da Federación Rusa.

Cal é o pedido de almacenamento de documentos?

A lexislación federal de 2013 require que calquera empresa almacene todos os documentos primarios, rexistros contables, rexistros contables e normas de traballo, así como outros documentos relacionados coas actividades desta entidade económica. Esta regra tamén se distribúe durante o período de almacenamento de documentos en formato electrónico, que se utilizan cada vez máis nas actividades económicas das empresas de diversas formas organizativas e xurídicas.

Canto tempo leva para almacenar documentos?

O período de almacenamento dos documentos non é inferior a cinco anos ou máis (de acordo coas regras establecidas na organización). É interesante que o código tributario prevé outros períodos de almacenamento (catro anos). Isto aplícase a todos os estados financeiros e o período calcúlase desde o momento do seu último uso. É mellor, por suposto, manter documentos durante cinco anos, o que lle vai aforrar moito tempo e nervios, se algo ocorre. Os documentos sobre operacións de comercio exterior deben considerarse por separado. Se se require un período máis longo de almacenamento de documentos nun estado de contraparte estranxeira que na Federación Rusa, é mellor elixilo, e non esperar que non haxa problemas co acordo no futuro. E é necesario proporcionar isto nas normativas internas da empresa, o que evitará moitos erros dos empregados.

¿Quen é o responsable de manter os documentos?

De acordo coa "letra" da lei, o xefe da organización, é dicir. O seu director xeral, é persoalmente responsable de gardar documentos nos arquivos da compañía. Se non se observa o período de almacenamento de documentos ou a organización da circulación de documentos, recóllese unha multa de dez mil rublos da empresa e trinta mil rublos por violación repetida. No caso de que tal irresponsabilidade levase a unha subestimación do importe do imposto, terá que aboar o vinte por cento do imposto non pagado, pero esta multa non pode ser inferior a corenta mil rublos. A lexislación da Federación Rusa tamén establece por separado as sancións dos funcionarios por perdas, o que deu lugar a unha organización ineficiente de almacenamento de documentos na empresa.

Como é a destrución de documentos cuxo período de limitación xa expirou?

En primeiro lugar, hai que sinalar que algúns documentos non son destruídos, senón que se transfiren ao arquivo municipal, polo que é moi importante non só notar a súa caducidade, senón tamén coidar de poñer a inscrición "Comisión de verificación de expertos" (EPC). Se non hai necesidade de transferir documentos ao arquivo, o xefe da organización debe emitir un acto sobre a destrución de documentos. Se tal acto non se elaborou, considérase que faltan os documentos e se solicita unha orde para nomear unha comisión para investigar esa perda.